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認證機構進行認證標準轉換的流程與步驟

2023-02-06 17:43:18
為確保認證工作的充分性和有效性,認證標準換版后,認證機構依據這些標準開展的管理體系也需要按照新版標準的要求進行轉換。

根據多年的認證機構管理經驗,本文從新、舊標準差異性對認證過程的影響分析出發,研究分析了認證機構如何科學有效地進行認證標準轉換,總結了標準轉換的流程、具體步驟,以及在文件管理、人員管理、認證實施的全過程等方面需要完成的主要工作內容,供廣大認證機構在標準轉換或認可轉換時參考。

圖片


認證機構進行認證標準

轉換的流程與步驟


認證標準是認證業務開展的重要依據,在過去的幾年中,管理體系依據的標準ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001、ISO 50001均進行了換版,充分識別新舊標準的差異,科學分析標準差異對認證過程的影響,進而研究制定相應的管理制度和作業文件,對認證機構科學有效地依據新標準開展認證工作具有重要的意義。如果管理體系通過了中國合格評定國家認可委員會(CNAS)的認可,還需要滿足CNAS的轉換要求。

本文從新舊標準差異性對認證過程的影響為主線,從認證實施的全過程研究分析了標準換版后需要完成的主要工作內容,供廣大認證機構在標準轉換或認可轉換時參考。


認證標準轉換流程


認證標準更新后,認證機構需按照一定的流程完成標準換版工作。本文按照轉換工作實施的時間順序,給出了認證標準轉換工作的參考流程(見附圖)。

附圖 認證標準轉換的工作流程

認證標準轉換主要內容


1.標準差異性分析
認證機構針對標準的結構變化、術語和定義的變化、標準正文內容變化等方面進行差異性分析,表1給出了術語差異性分析的案例[1]。標準差異性分析是轉換的工作基礎,所有的轉換工作都以新、舊版標準差異性分析為依據。


表1 ISO 50001:2018與GB/T 23331-2012差異性分析案例

2.標準更新對認證過程影響的分析
認證機構應依據差異性分析對認證過程的影響,主要包括:申請評審、審核方案策劃、現場審核、認證檔案復核、認證決定及證書發放等階段,其中申請評審階段,如何就新標準換版、收集相關證據和客戶做好充分的溝通。審核方案策劃階段需要考慮采用新版標準審核時,使用經過確認的具備實施新版標準審核能力的審核員?,F場審核階段確保全部審核人員能夠理解一致和正確使用新版標準,能夠充分有效地實施審核。認證評定和證書發放階段需要考慮換發證書有效期等問題。
3.專業指導文件和換版工作計劃的編制
為了保證新版標準的順利轉換,認證機構應對涉及的全部認證過程(見表2)、人員、文件、上級主管部門的要求進行規定,按照轉換工作流程制定的實施計劃應包括標準轉換過渡期限、轉換期需要完成的工作內容、時間期限和責任部門,表2給出了轉換計劃中職責分配的案例。


表2 轉換計劃中職責分工案例

4.體系文件制修訂
機構應依據新標準修訂內容變化的分析識別,以及標準內容變化對機構認證活動的影響分析,對公司的體系文件進行制修訂,一般認證標準變更后,需要修改的文件清單見表3。

表3 標準轉換制修訂文件清單
5.人員能力確認
根據新版標準的要求,所有該管理體系審核員(含實習審核員)、認證實施規則及要求制定人員、實施申請評審人員、復核審核報告和作出認證決定人員、認證培訓人員、人員能力評價人員等各類認證職能人員需參加標準差異性培訓并通過考試,具備實施新版標準認證的能力。 
人員專業能力評價人員按照新版標準和修訂后的人員專業能力評價準則對所有審核員及相關崗位人員的能力重新進行評價,確保所有認證相關人員具備相應的技能水平。
6.需通知客戶的信息
機構應編制《關于認證標準轉換致客戶的通知》或類似文件,向現有客戶或潛在客戶說明認證轉換期內認證機構的相關要求,指導客戶按照要求對其證書的轉換工作做出安排,認證機構應確??蛻糁獣员?的內容。


表4 認證機構應告知客戶的內容

7.認證的實施
(1)申請評審階段
申請評審階段需收集客戶按新版標準修訂并滿足要求的體系文件。結合年度監督或轉型轉換的客戶,應實行全要素審核,審核人日數應在監督人日基礎上適當增加1~2人日;結合再認證換版時,按再認證核算人日數,不再額外增加人日。
(2)現場審核實施階段
(a)現場審核前,應對客戶按照新版標準建立或修訂后的體系文件進行書面文件評審。
(b)確保所有審核員掌握了新、舊版標準的差異、新版標準的審核思路和重點,掌握了新版標準審核作業指導的要求,能夠做到對新版標準的一致理解和正確使用。
(c)現場審核需確認客戶依據新版標準運行管理體系的符合性、有效性和取得的績效。針對新、舊版標準的差異性,給出客戶文件和體系運行是否符合新版標準要求的結論,若不滿足要求,需提出整改要求并進行跟蹤驗證。
8.認證證書換發
(1)對結合監督或進行專項換版的客戶,新版標準認證證書的有效期不變。
(2)對于獲得認可機構,過渡期內,機構通過CNAS新版標準認可轉換之前,依據新版認證標準頒發/換發的認證證書不帶認可標識,在認證機構通過CNAS新版標準認可轉換后,換發帶認可標識的認證證書。
(3)轉換過渡期內,舊版證書依然有效,對未提出申請或不能滿足新版標準要求的客戶,將不能按新版標準換發證書,其持有的舊版標準證書將在過渡期后失效。

結束語


認證標準換版后,認證機構依據這些標準開展的管理體系能否及時按照新版標準的要求進行轉換,是決定依據新版標準進行認證活動是否充分有效性的重要因素。

認證機構可參考本文的流程和轉換工作主要內容,從人員能力、體系文件制修訂、與客戶的溝通,以及涵蓋申請評審、審核方案策劃、現場審核、認證換發等認證的全過程進行全面轉換,才能保證實施新版標準開展認證活動的充分性和有效性。


[參考文獻]
[1]袁秀霞,等.關于ISO 50001:2018《能源管理體系 要求及使用指南》和GB/T 23331-2012《能源管理體系 要求》標準差異性的分析研究[J],中國建材科技,2020(3):6-11.

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